ISIDA BPM

Работа с электронными документами

ISIDA BPM поддерживает специальный тип управляемого объекта – электронный документ. Он имеет особую структуру, описывается специальными средствами, но правила разработки и выполнения процессов в целом соответствует практике работы с объектами.

Для электронных документов используется своя система учета типов. Вместо полей, которые есть у объектов, для электронных документов используется понятие реквизитов, которые могут принадлежать только простым строковым или числовым типам.

Электронный документ состоит из общей и особенной частей. Общую часть электронного документа составляет набор файлов произвольного формата, а также набор предусмотренных реквизитов. Особенную часть документа составляет набор электронных подписей. Хранение всей информации о документе выполняется в специальном контейнере согласно внутреннему формату, основанному на языке XML. Для хранения документов, вне зависимости от их типов, используется встроенное хранилище электронных документов (ISIDA Depot) или выполняется интеграция с внешним хранилищем (системой класса Enterprise Content Management, ECM).

ISIDA BPM обеспечивает полный цикл обработки документа: создание, обращение, передачу на хранение. В ходе выполнения бизнес-процессов электронный документ может проходить все требуемые этапы согласования, подписания и исполнения. Для фиксации решений, принятых уполномоченными лицами, применяется электронная подпись; при этом поддерживаются различные ее виды – от простой (она представляет собой авторизованную отметку уполномоченного лица) до квалифицированной (с использованием квалифицированных сертификатов и сертифицированных криптографических программных средств). Таким образом с помощью ISIDA BPM можно строить системы юридически значимого электронного документооборота.

В процессе обработки электронного документа могут быть предусмотрены автоматические точки маршрута, которые позволяют передать информацию о документе внешним информационным системам или запросить определенные сервисы, например, зарегистрировать документ в системе электронного делопроизводства или передать на хранение в архив организации.

При создании нового бизнес-процесса следует выбрать, что будет двигаться по маршруту – объект или электронный документ. Оба подхода могут применяться параллельно, каждый из них имеет свои преимущества и особенности, выбор зависит от решаемой задачи и ограничений.

Рекомендуется рассмотреть следующие аргументы для принятия решения:

1

Электронный документ более простой по своей структуре (файлы, реквизиты, подписи), а значит и более универсальный. Такую структуру может понять любая автоматизированная система, а значит документ может быть экспортирован из ISIDA BPM, преобразован к иному формату хранения, отправлен по некоторой системе доставки во внешнее окружение и т.п. Чтобы экспортировать структурированный объект, с каждой системой предстоит отдельно согласовывать его структуру. Поэтому при взаимодействии с большим числом внешних систем проще использовать документ.

2

Электронный документ – самый логичный ответ на необходимость авторизации данных при помощи электронной подписи (придание информации юридической значимости). Если отметок о прохождении в маршруте недостаточно и требуется более сильное средство авторизации и контроля целостности, то однозначно лучше использовать электронный документ.

3

Если результаты бизнес-процесса так или иначе должны быть переданы в архив организации и храниться там определенный срок, то для этого лучше использовать электронный документ.

4

Электронные документы обладают большей консервативностью. Их реквизиты как правило описывают содержимое, поэтому вторичны. Если задача предполагает, что данные должны легко модифицироваться в ходе процесса и всегда быть актуальными, лучше использовать объект.

5

Реквизиты документа относятся к простым типам (строки и числа), поэтому их сложно использовать для описания сложных структур данных. Для заполнения можно использовать справочники, выпадающие списки, но в итоге при создании электронного документа они все равно упростятся до строк и чисел (вместо полного справочного объекта в реквизиты будет занесено только его строковое наименование и т.д.). Это естественное продолжение свойств документа как простого универсального объекта, который может понять другая внешняя система или человек вне нашей системы. В задачах, где нужна аналитика, расчеты, высокая структурированность данных, лучше использовать объекты.

6

Процесс, связанный с документом, как правило, ограничивается жизненным циклом самого документа, т.е. он обычно короче, чем процесс у объекта. Например, естественными фазами документального процесса является его согласование, рассмотрение, исполнение. Если прикладная задача решается несколькими документами, то большой процесс разобьется на отдельные процессы по каждому документу, в то время как при работе с объектом можно построить один сквозной процесс. Можно сказать, что процессы для объектов более полные, непрерывные, охватывающие все стадии обработки и больше соответствуют духу BPM-систем.

7

В тех случаях, когда у объекта появляются поля с типом «большой текст», это повод задуматься о применении электронного документа. Текст привычнее и удобнее писать внутри документа. Проблема не в том, что большие фрагменты текста хранить в базе данных нелогично, современные СУБД легко справляются с этой задачей. Гораздо сложнее предоставить адекватный интерфейс для написания и чтения такого текста. Написать пару абзацев можно в любом поле объекта, а написать и прочитать текст на несколько страниц гораздо удобнее в файле формата Microsoft Word. Конечно, можно допустить прикрепление к объекту произвольных файлов и весь текст будет там. Однако к произвольным файлам невозможно выдвинуть требования по их оформлению, содержанию, как правило, это слабо структурированные, часто хаотичные материалы. Документ в этом отношении строже, на него действуют нормы внешнего вида, законодательные требования и в конце концов шаблоны и образцы. Поэтому при работе с текстом лучше использовать электронный документ.

Нет однозначного решения, какой управляемый объект лучше использовать на маршруте – документ или объект. Выбор предстоит делать каждый раз, учитывая контекст задачи. Но ISIDA BPM поддерживает оба варианта работы.