Ведение в электронном виде номенклатуры дел подразделений с распределенной системой прав доступа. Контроль процесса подготовки номенклатуры дел в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Автоматическое создание сводной номенклатуры дел организации. Внесение изменений в номенклатуру дел текущего года, автоматическая актуализация сводной номенклатуры.
Ретроспективный импорт номенклатуры дел из файлов в формате XLS. Сервис для автоматического потребления номенклатуры внешними информационными системами.

Передача и прием дел на бумажном носителе на архивное хранение

Подготовка дел к архивному хранению (формирование обложек дел и иных сопроводительных документов). Формирование и согласование сдаточных описей. Контроль процесса подготовки дел в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Прием дел в архив по сдаточным описям.

Автоматическое создание регистрационных карточек на дела в архиве. Автоматическое или ручное заполнение топографических указателей в регистрационных карточках для бумажных дел и дел на внешних электронных носителях (CD/DVD и др.). Автоматический расчет года уничтожения дела / единицы хранения на основании конечной даты дела и срока его хранения.

Ведение справочника архивохранилищ, их адресов, занимаемой площади и стеллажей.

Формирование электронной заявки на выдачу документов и направление заявки в архив. Исполнение электронной заявки (автоматический поиск дел/документов по информации, указанной в заявке). Контроль исполнения заявки, внесение информации о проделанной работе, возврат заявки в случае, если указано недостаточное количество информации для поиска. Ведение журнала учета заявок.

Поиск дел/единиц хранения в архиве согласно заданному списку критериев с учетом распределенной системы прав доступа.

Автоматическое / ручное формирование акта о выделении к
уничтожению документов/дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел. Отметка об утилизации документов в регистрационной карточке дела.

Формирование регламентных и оперативных статистических отчетов по различным направлениям работы архива: учет поступлений/выбытия единиц хранения, учет поступивших и исполненных заявок, формирование статистических таблиц для отдельного дела/единицы хранения, учет выполненной сотрудниками архива работы, статистика количества сдаточных описей и т.д.