Ведение в электронном виде номенклатуры дел подразделений с распределенной системой прав доступа. Контроль процесса подготовки номенклатуры дел в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Автоматическое создание сводной номенклатуры дел организации. Внесение изменений в номенклатуру дел текущего года, автоматическая актуализация сводной номенклатуры.
Ретроспективный импорт номенклатуры дел из файлов в формате XLS. Сервис для автоматического потребления номенклатуры внешними информационными системами.

Передача и прием дел на бумажном носителе на архивное хранение

Подготовка дел к архивному хранению (формирование обложек дел и иных сопроводительных документов). Формирование и согласование сдаточных описей. Контроль процесса подготовки дел в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Прием дел в архив по сдаточным описям.

Автоматическое создание регистрационных карточек на дела в архиве. Автоматическое или ручное заполнение топографических указателей в регистрационных карточках для бумажных дел и дел на внешних электронных носителях (CD/DVD и др.). Автоматический расчет года уничтожения дела / единицы хранения на основании конечной даты дела и срока его хранения.

Маркировка документов на бумажном носителе с помощью штрих-кода. Загрузка электронных карточек и электронных образов документов из систем-источников. Связывание электронных карточек с документами на бумажном носителе с помощью штрих-кода, комплектация дел и формирование внутренних описей описи дел. Контроль полноты формирования дел.

Ведение справочника архивохранилищ, их адресов, занимаемой площади и стеллажей.

Формирование электронной заявки на выдачу документов и направление заявки в архив. Исполнение электронной заявки (автоматический поиск дел/документов по информации, указанной в заявке). Контроль исполнения заявки, внесение информации о проделанной работе, возврат заявки в случае, если указано недостаточное количество информации для поиска. Ведение журнала учета заявок.

Поиск дел/единиц хранения в архиве согласно заданному списку критериев с учетом распределенной системы прав доступа.

Поиск документов в архиве согласно заданному списку критериев с учетом распределенной системы прав доступа (только при наличии «подокументного учета»).

Регистрация операций по размещению / изъятию единиц хранения путем считывания штрих-кодов мест хранения и единиц хранения. Автоматический контроль соответствия фактического заполнения мест хранения учетным данным в системе.

Автономное хранение дополнительных («вторичных») документов. Автоматическая привязка дополнительных документов к основному («первичному») документу. Быстрый поиск / сборка пакета документов в архиве по топографическим характеристикам.

Автоматическое / ручное формирование акта о выделении к уничтожению документов/дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел. Отметка об утилизации документов в регистрационной карточке дела / удаление карточки дела.

Формирование регламентных и оперативных статистических отчетов по различным направлениям работы архива: учет поступлений/выбытия единиц хранения, учет поступивших и исполненных заявок, формирование статистических таблиц для отдельного дела/единицы хранения, учет выполненной сотрудниками архива работы, статистика количества сдаточных описей и т.д.

Формирование заданий на инвентаризацию и назначение исполнителей. Проведение инвентаризации путем последовательного считывания штрих-кодов единиц учета и автоматической сверки с данными системы. Формирование документов по инвентаризации (листов сверки, актов).

Формирование запроса со списком единиц хранения для осуществления их передачи между архивами (между архивом и организацией, осуществляющей внеофисное хранение). Контроль над перемещением единиц хранения между архивами (между архивом и организацией, осуществляющей внеофисное хранение).

Управление пользователями, функциональными ролями, правами доступа. Ведение журналов аудита операций в системе. Конфигурирования параметров работы системы. Ведение общих и специальных справочников.