Загрузка электронных документов из внешних информационных систем, форматно-логический контроль, проверка электронных подписей. Поддержка различных способов взаимодействия с системой-источником. Контроль полноты загружаемой информации, формирование реестров сверки. Для документов долговременного хранения – контроль соблюдения требований к формату (PDF/A).

Ручное помещение электронных документов в архив

Создание электронного архивного документа на основе файла произвольного формата. Ввод учетных характеристик электронного документа.

Хранение электронных документов (online-хранилище)

Учёт типов электронных документов, помещаемых на хранение, их реквизитного состава. Хранение электронных документов средствами встроенной подсистемы управления контентом. Контроль целостности электронных документов и проверка электронных подписей. Выдача электронного документа по запросу пользователя или внешней информационной системы.

Формирование электронных дел согласно специальному справочнику правил на основе принятой номенклатуры либо в соответствии с указаниями системы-источника. Автоматическая разбивка электронного дела на отдельные тома и вычисление крайних дат для каждого тома. Автоматическое формирование внутренней описи дела (в формате PDF/A и XML) и её подписание электронной подписью (поддерживается подписание средствами ISIDA Archive либо путем взаимодействия с системой электронного документооборота организации).

Ввод учетных характеристик электронного дела. Помещение в дело электронных документов. автоматическое формирование внутренней описи дела и её подписание электронной подписью.

Создание описей путем включения в них готовых электронных дел (поддерживаются как автоматический, так и ручной режимы). Контроль процесса формирования описей в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Формирование описей в форматах PDF/A и XML. Подписание описей электронных дел электронными подписями уполномоченных лиц (поддерживается подписание средствами ISIDA Archive либо путем взаимодействия с системой электронного документооборота организации). Проверка полноты и качества передаваемых на хранение электронных документов (обязательные метаданные, допустимые форматы файлов, электронные подписи, контрольные характеристики). Формирование протокола результатов проверки как особого приложения к описи.

Автоматическое создание учетных карточек на электронные дела и электронные документы в архиве при приеме в архив. Автоматическое присвоение учетных номеров делам и документам. Автоматический расчет года уничтожения электронного дела на основании конечной даты дела и срока его хранения.

Формирование книги учета поступления и выбытия электронных дел, листа фонда, реестра описей электронных дел.

Поиск электронных дел и документов с учетом прав доступа: по номенклатуре дел, по реквизитам, по полнотекстовому индексу (только при наличии полнотекстового поискового индекса). Просмотр найденных электронных документов, получение внешнего представления документа, печать бумажной копии. Просмотр связанных электронных документов.

Предоставление доступа к документам посредством электронных читальных залов, то есть визуальных сеансов, в которые пользователям предоставляются подборки документов/дел:
— создание читальных залов на определенный срок действия;
— указание читателей (пользователей системы), которым доступен читальный зал;
— помещение в читальный зал электронных дел и документов;
— исключение электронных дел и документов из читального зала;
— предоставление доступа к электронным дела и документам посредством читального зала.

Автоматическое / ручное формирование акта о выделении к уничтожению электронных дел, не подлежащих хранению. Согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел. Автоматическое удаление электронных дел, включенных в акт.

Запись электронных документов на отчуждаемые носители. Учет записанных носителей (срок годности и местоположение), регулярная инвентаризация (полная, выборочная, случайная). Специальные процедуры конвертации внутренних форматов файлов (при необходимости) и пересчет контрольных характеристик.

Передача сформированных электронных дел в АИС «Ведомственный архив» с соблюдением утвержденного регламента. Сохранение в сдаточной описи отметки о передачи дел на ответственное хранение в НЦЭУ.

* Для заказчиков в Республике Беларусь.

Передача сформированных электронных дел в Архив электронных документов Национального архивного фонда с соблюдением утвержденного регламента. Сохранение в сдаточной описи отметки о передачи дел на постоянное хранение.

* Для заказчиков в Республике Беларусь.