ISIDA Archive

Функции системы

Архив электронных документов

Загрузка электронных документов из систем-источников

Загрузка электронных документов из внешних информационных систем, форматно-логический контроль, проверка электронных подписей. Поддержка различных способов взаимодействия с системой-источником. Контроль полноты загружаемой информации, формирование реестров сверки. Для документов долговременного хранения – контроль соблюдения требований к формату (PDF/A).

Показать описаниеСкрыть описание

Ручное помещение электронных документов в архив

Создание электронного архивного документа на основе файла произвольного формата. Ввод учетных характеристик электронного документа.

Показать описаниеСкрыть описание

Хранение электронных документов (online-хранилище)

Учёт типов электронных документов, помещаемых на хранение, их реквизитного состава. Хранение электронных документов средствами встроенной подсистемы управления контентом. Контроль целостности электронных документов и проверка электронных подписей. Выдача электронного документа по запросу пользователя или внешней информационной системы.

Показать описаниеСкрыть описание

Автоматическое формирование электронных дел

Формирование электронных дел согласно специальному справочнику правил на основе принятой номенклатуры либо в соответствии с указаниями системы-источника. Автоматическая разбивка электронного дела на отдельные тома и вычисление крайних дат для каждого тома. Автоматическое формирование внутренней описи дела (в формате PDF/A и XML) и её подписание электронной подписью (поддерживается подписание средствами ISIDA Archive либо путем взаимодействия с системой электронного документооборота организации).

Показать описаниеСкрыть описание

Ручное формирование электронных дел

Ввод учетных характеристик электронного дела. Помещение в дело электронных документов. автоматическое формирование внутренней описи дела и её подписание электронной подписью.

Показать описаниеСкрыть описание

Составление описей электронных дел

Создание описей путем включения в них готовых электронных дел (поддерживаются как автоматический, так и ручной режимы). Контроль процесса формирования описей в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Формирование описей в форматах PDF/A и XML. Подписание описей электронных дел электронными подписями уполномоченных лиц (поддерживается подписание средствами ISIDA Archive либо путем взаимодействия с системой электронного документооборота организации). Проверка полноты и качества передаваемых на хранение электронных документов (обязательные метаданные, допустимые форматы файлов, электронные подписи, контрольные характеристики). Формирование протокола результатов проверки как особого приложения к описи.

Показать описаниеСкрыть описание

Учёт электронных дел

Автоматическое создание учетных карточек на электронные дела и электронные документы в архиве при приеме в архив. Автоматическое присвоение учетных номеров делам и документам. Автоматический расчет года уничтожения электронного дела на основании конечной даты дела и срока его хранения.

Показать описаниеСкрыть описание

Формирование учётных документов архива

Формирование книги учета поступления и выбытия электронных дел, листа фонда, реестра описей электронных дел.

Показать описаниеСкрыть описание

Поиск электронных дел и документов в архиве

Поиск электронных дел и документов с учетом прав доступа: по номенклатуре дел, по реквизитам, по полнотекстовому индексу (только при наличии полнотекстового поискового индекса). Просмотр найденных электронных документов, получение внешнего представления документа, печать бумажной копии. Просмотр связанных электронных документов.

Показать описаниеСкрыть описание

Электронный читальный зал

Предоставление доступа к документам посредством электронных читальных залов, то есть визуальных сеансов, в которые пользователям предоставляются подборки документов/дел:
— создание читальных залов на определенный срок действия;
— указание читателей (пользователей системы), которым доступен читальный зал;
— помещение в читальный зал электронных дел и документов;
— исключение электронных дел и документов из читального зала;
— предоставление доступа к электронным дела и документам посредством читального зала.

Показать описаниеСкрыть описание

Контроль сроков хранения и уничтожение электронных дел

Автоматическое / ручное формирование акта о выделении к уничтожению электронных дел, не подлежащих хранению. Согласование и утверждение акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел. Автоматическое удаление электронных дел, включенных в акт.

Показать описаниеСкрыть описание

Хранение электронных документов (отчуждаемые носители)

Запись электронных документов на отчуждаемые носители. Учет записанных носителей (срок годности и местоположение), регулярная инвентаризация (полная, выборочная, случайная). Специальные процедуры конвертации внутренних форматов файлов (при необходимости) и пересчет контрольных характеристик.

Показать описаниеСкрыть описание

Передача электронных документов в АИС
«Ведомственный архив» (НЦЭУ)*

Передача сформированных электронных дел в АИС «Ведомственный архив» с соблюдением утвержденного регламента. Сохранение в сдаточной описи отметки о передачи дел на ответственное хранение в НЦЭУ.

 

* Для заказчиков в Республике Беларусь.

Показать описаниеСкрыть описание

Передача электронных документов в Архив электронных документов Национального архивного фонда*

Передача сформированных электронных дел в Архив электронных документов Национального архивного фонда с соблюдением утвержденного регламента. Сохранение в сдаточной описи отметки о передачи дел на постоянное хранение.

 

* Для заказчиков в Республике Беларусь.

Показать описаниеСкрыть описание